O desenvolvimento de um projeto precisa ter uma base de dados completa e atualizada para que as suas ações offline sejam mais assertivas. Ter uma base de contatos de encher os olhos vai além de ter listas com muitos dados e um montante enorme de contatos, é preciso mantê-la atualizada e limpa.
Esse é um trabalho contínuo e que reflete em várias ações, como as de marketing direto. A produção de materiais impressos para esse tipo de ação (como por exemplo o envio de brindes ou malas-diretas) é beneficiada com bases de contatos em dia, pois a comunicação e mensagem será precisa atingindo em cheio o público, evitando desperdícios e investimentos desnecessários.
Por exemplo, se uma loja de roupas desenvolver catálogos para os seus clientes e o seu banco de contatos estiver organizado apenas de acordo com os que fizeram compras recentemente, o investimento que seria dado ao volume total de cadastrados poderá ser direcionado para soluções gráficas que gerem mais impacto.
Conheça as dicas que poderão te ajudar a manter a sua base atualizada e otimizar os resultados do seu projeto:

1. Relacionamento com o cliente
Um bom marketing de relacionamento pode ser resultado de uma base de dados qualitativa. Para que isso ocorra da melhor forma, o primeiro passo é limpar a base de contatos e focar mensagens-chave para cada um de seus públicos. A partir do enfoque em determinado cliente, você poderá aumentar e melhorar a demonstração da importância que ele tem, ampliando as chances de conquistá-lo e fidelizá-lo. Além disso, ele se sentirá mais confiante para informar os dados, conseguindo manter a sua base de contatos atualizada.
Quando iniciamos uma ação com disparo de materiais impressos, como catálogos, convites, folder etc., é imprescindível que os dados dos seus clientes estejam corretos, tanto em relação a seu status para se encaixar como público da campanha, como em informações para a entrega do material. Assim, você não correrá o risco de cometer gafes, acabar afetando a imagem da sua empresa ou até mesmo perder um cliente.

2. Equipe interna X Equipe externa
Algumas empresas não possuem serviços para atualização do banco de contatos, colocando em risco o desenvolvimento de seus projetos. Hoje é de extrema importância trabalhar com essa vertente, pois será através dela que seus investimentos poderão ser mais assertivos. Como no caso da mala direta, que antes de ser disparada, será idealizada a partir do levantamento de um certo perfil de cliente. Quando você possui uma equipe que organiza as informações e filtra o volume correto de pessoas que a receberá, sua produção de materiais impressos terá o direcionamento correto e as chances de desperdício será menor.
A contratação para essa tarefa pode ser tanto de uma equipe interna como externa, apenas deve estar de acordo com o objetivo da sua empresa e quanto estará disposto a investir.
Ter uma equipe interna poderá criar um canal mais estreito entre o cliente e a empresa, além de aumentar o fluxo da troca de informações, o marketing de relacionamento será potencializado diante do interesse que demonstrará.
Em contrapartida, empresas especializadas nesse serviço tem um trabalho assertivo por conta de seu know how, podendo oferecer uma consultoria de como trabalhar e selecionar os meios e os filtros que serão usados para a atualização. Dessa forma, a empresa terá uma parceria com especialistas que poderão ajudá-la em outros aspectos.

3. Captação de dados online
A captação de dados através do online pode ser mais ágil por ser disparada para diversas pessoas de uma vez. Porém, dependendo do segmento, é necessário que ela contenha uma personalização para gerar um contato mais pessoal com o seu cliente.
Essa captação poderá ser feita de diversas formas, seja através de cadastros que a empresa pede em seu site, uma pesquisa, newsletter etc. O importante é que o questionário seja simples, objetivo e atraente, para que o leitor não perca o interesse e responda de forma completa. Uma dica é que a primeira newsletter ofereça benefícios, como algum desconto ou brinde, assim o cliente se sentira mais interessado e as chances de responder serão maiores.
Dessa forma, o seu banco de contatos poderá ser atualizado com as novas informações, além de filtrar quem ainda se encaixa no perfil da empresa como prospect e público para as campanhas.

4. Descadastre Contatos
Infelizmente alguns e-mails, newsletters ou disparos para clientes feitos a partir do online geram solicitações de “unsubscribe”, quando o cliente solicita que o e-mail seja retirado da lista de disparos. Ficar atento a esse pedido é super importante para não gerar um desgaste. O mesmo acontece com base de contato adquiridas por call centers, muitas vezes ao telefone o usuário informa que quer ser retirado daquela base e o atendente não dá prosseguimento. Essa é uma falta grave, já que se gravada ou documentada, essa solicitação pode ser indicada no PROCON e a empresa chamada a se retratar.
Além de evitar dores de cabeças legais, essa é uma ação que demonstra atenção da marca para o consumidor, mostra que ela não quer incomodar, e aliás com um bom atendimento (online ou offl-line) um atendente pode tentar procurar entender o motivo do “pedido de desligamento” e de alguma forma tentar reverter o assunto demonstrando soluções que talvez sejam interessantes ao cliente e ele não foi informado. Essa é uma ação que deve ser tomada com cautela para não parecer oportuno e inconveniente.

5. Captação de dados offline
A captação de dados de forma orgânica é considerada mais qualitativa. Por isso, uma ótima oportunidade para conseguir aumentar o seu banco de dados com informações importantes é através das lojas físicas. Quando um cliente entra no seu estabelecimento, claramente há atração pelo seu produto ou serviço, por isso o questionário se torna mais interessante para ele e as chances de ser respondido são maiores. Além disso, esse cliente poderá ser classificado como um lead dentro do seu banco de dados.
Outra forma para atualização de dados é usar os projetos desenvolvidos pela empresa, como programa de pontos ou fidelidade, ao já serem considerados uma ligação entre você e o seu cliente. Esse também poderá ser um meio para investir no marketing de relacionamento com o seu cliente.
Essas dicas poderão ajudá-lo na captação de novos clientes para o seu banco de dados e como atualizar as informações para organizar o seu banco de contatos. Assim, durante uma ação, além de conseguir estimar o possível retorno do investimento, não serão desperdiçados materiais em perfis que não se adequam mais ao da sua empresa.

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